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收到一张列有约会或任务的Excel表格并不罕见。但如果你使用Outlook来完成你的义务,Excel中的清单就没那么有用了。为了使数据更有用,您可以手动将每个记录作为新的约会输入到Outlook中,或者您可以将Excel数据作为约会直接导入到Outlook中。为了效率起见,我会选择后者!

看到的:完整的Microsoft Office大师类包(TechRepublic学院)

在本教程中,我将向您展示如何从一些Excel记录创建Outlook约会。通过以逗号分隔的格式保存源数据,然后将该数据映射到Outlook字段,您可以轻松地将大多数数据导入到适当的Outlook项中。如果你需要定期将数据从Excel转移到Outlook,你应该考虑通过自动化这个过程来节省时间。

对于本教程,我使用微软365桌面在一个Windows 10 64位系统.您可以使用自己的Excel数据或下载简单的演示。xlsx文件.请注意,Outlook.com不支持这种技术。

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将Excel数据导入Outlook的用例

许多用户将联系人和约会数据存储在Excel表格中。有几个原因可以解释为什么你的数据可能从Excel开始:

  • 追踪信息的人可能不知道如何使用Outlook,或者不习惯使用Outlook。
  • Excel提供计算结束日期、时间和其他用户可能需要的值的功能。
  • 组织的业务流程层次结构可能要求数据首先存在于Excel中。
  • 除了基本的工作参数外,用户可能无法访问Outlook

与今天最新的分享和合作功能,以及对远程劳动力的日益重视在美国,最后一个Excel数据仓库的问题已经不像以前那么严重了。然而,在所有这些情况下,想要或需要在Outlook中访问这些数据的用户需要找到从Excel导入数据的方法。幸运的是,将数据转移到Outlook非常容易。我们将在本教程的其余部分介绍如何做到这一点。

准备Excel数据

在较老版本的Outlook中,可以直接从Excel工作簿文件导入,但在最新版本中不再是这样了。在使用microsoft365将Excel数据导入Outlook之前,必须将数据保存为逗号分隔(分隔)格式或.csv格式。

看到的:如何快速导入。txt或。csv文件到Microsoft Excel(TechRepublic)

为了说明这个过程,我们将使用中所示的简单数据集图一个.您将看到标识约会、约会日期和时间值的有意义的文本。日期和时间可以是字符串或日期/时间值,因为Outlook非常灵活。

图一个

在尝试导入之前,请确保数据已为Outlook准备好。
在尝试导入之前,请确保数据已为Outlook准备好。

演示.xlsx文件只包含一个表,因为这是.csv特性支持的全部内容。Excel不允许将多表工作簿保存为。csv格式。如果尝试,Excel将显示一条错误消息。

演示表使用Table对象来组织数据,但也可以使用普通的数据范围。即使记录是按日期排序的,Outlook也不需要一个已排序的数据集来实现这项技术。

现在,让我们把这个表格保存为。csv格式,如下所示:

1.单击File选项卡并在左窗格中选择Save As。

2.更改文件名,如果有必要,但Excel不会写入您的Excel工作簿文件;它将创建一个新的.csv文件。

3.从文件类型下拉菜单中,选择CSV(逗号分隔)(*.csv)选项(图B).如果打开.csv文件,导入任务将失败。如果要导入特殊字符,请使用UTF-8版本。

图B

选择.csv选项。
选择.csv选项。

4.单击Save。如果显示,可以忽略可能的数据丢失错误。一定要注意文件的位置,如果你可能不记得它在哪里。

5.关闭您刚刚创建的.csv文件。如果打开了.csv源文件,Outlook将不会导入数据。

将Excel数据保存在.csv文件中后,您可以继续将该数据导入Outlook。

将数据导入Outlook日历

现在是时候打开Outlook并准备导入.csv文件中的记录了。您将使用向导将它们导入到Outlook日历中。在此过程中,您将把Excel值映射到Outlook约会字段。

通过地图,我的意思是将一个Excel字段连接到一个Outlook字段。您正在告诉Outlook在Outlook中将Excel值存储在哪里。一个前景类似于Excel单元格,但要复杂得多。它具有名称、数据类型和其他识别特征。Outlook甚至支持用户定义字段。

要启动向导,如果需要,打开Outlook,然后单击文件选项卡,在左侧窗格中选择打开和导出,然后从如图所示的打开部分单击导入/导出图C

图C

访问向导。
访问向导。

现在,按如下方式运行向导:

1.在向导的第一个窗格中,选择从另一个程序或文件导入(如果需要),然后单击Next。

2.选择逗号分隔值并单击Next。

3.单击Browse按钮并遍历文件夹结构以选择您前面创建的.csv文件。图D显示演示文件。

图D

找到您在上一节中创建的.csv文件。
找到您在上一节中创建的.csv文件。

4.选择该文件后单击OK,向导返回到相同的窗格,该窗格还允许您确定Outlook如何处理.csv文件中的副本。在我们的例子中没有,但是当您将它应用到您自己的工作中时,您会想要适当地选择。目前,接受默认选项“允许创建副本”,然后单击“下一步”。

5.选择日历(图E),然后单击“下一步”。如果您有多个日历,请确保选择正确的一个。

图E

确定日历。
确定日历。

6.下一个步骤有一些bug,所以要格外密切关注。向导将显示要导入的文件。这并不明显,但文件名左边的方格是一个复选框。您必须单击它以显示选中标记。如果您没有看到这张支票(图F),向导将不再继续。一旦您正确地单击它,向导可能会自动打开映射对话框。如果出现这种情况,则不需要按下一步所述单击Map Custom Fields。

图F

确保选中文件名左侧的复选框。
确保选中文件名左侧的复选框。

7.单击“映射自定义字段”。这个步骤可能没有必要,这取决于您在步骤6中得到的结果。

8.此时,您必须将Excel值与Outlook约会字段匹配。我们前面提到过,这个过程称为映射。左边的面板列出Excel字段,右边的面板列出日历字段。如图G所示,Outlook为您正确地映射了三个字段:Start Date, Start Time和End Time。这是因为Excel字段名与Outlook字段名相同。

图G

将Excel字段映射到日历字段。
将Excel字段映射到日历字段。

9.没有与Task字段等价的字段,因此必须手动映射该字段。要映射Task字段,只需将其从左窗格拖到右窗格(图H)并将其映射到Outlook Subject字段。对于没有自动映射的任何其他字段,您可能需要重复此步骤。

图H

您必须手动映射Task字段。
您必须手动映射Task字段。

10.映射完所有字段后,单击OK,然后单击Finish以触发导入。图我显示新创建的约会。

图我

Outlook导入Excel数据以显示新创建的约会。
Outlook导入Excel数据以显示新创建的约会。

在这一点上有两件事值得注意。首先,您是否注意到映射对话框中的任务中的幻像字符?如果你看到这样的东西,它几乎总是在第一场。这是Excel在转换到.csv时未能删除的格式化代码。你可以忽略它。如果在映射后导入确实有问题,请尝试打开.csv文件并重新输入字段名。

其次,如果您导入相同的Excel记录,Outlook将复制该约会。如果您将步骤4中显示的复制选项更改为“不导入重复项”,它将不会这样做。

看到的:Microsoft Excel从初级到高级:速成班(TechRepublic学院)

不幸的是,在Excel和Outlook之间没有创建动态链接的原生流程。在更新Excel文件时,必须重复本文中概述的过程。但是,如果这种情况经常发生,您可以使用Microsoft Power automation来创建一个将过程自动化的流。

要了解更多关于Power automation的信息,您可以阅读以下文章:

大图片

本文有一个特定的目标:将Excel数据导入Outlook约会中。使用.csv数据和Outlook的向导,可以将大量不同的数据导入到不同的Outlook项中。有关最常用的Outlook约会字段名的列表,请查看下表。这将特别有用微软Office产品的高级用户

这张桌子是无论如何,它都很全面,但对于想要将数据从Excel转移到Outlook的用户来说,它是一个很有帮助的起点。Outlook将Yes/No数据类型的值分别存储为-1和0。

最常用的Outlook预约字段名

数据类型和含义
全天活动

是的/不。选择“Yes”时,Duration字段设置为24小时(1440分钟)。
附件 是的/不。
创建 日期/时间。创建日历项的日期和时间。
持续时间 以分钟存储的持续时间。如果“All Day Event”字段设置为“Yes”,则为24小时(1440分钟)。否则,结束和开始字段值之间的差值。以分钟的形式保存。
结束 日期/时间。日历项的结束日期和时间。
修改 日期/时间。上次修改了日历项。
笔记 文本。设置约会文本框的值。
是的/不。指定日历项是否标记为已读。
递归式 取值范围:0无、1每日、2每周、3每月、4每年
循环模式 文本。递归、开始和结束字段的值的组合。
重复范围结束 日期/时间。循环日历项的最后日期和时间。

复发范围 日期/时间。循环日历项目的第一个日期和时间。
反复出现的 是的/不。指定日历项是否重复出现。
事先提醒 号码。会议或约会前,提醒运行前几分钟。
提醒 是的/不。如果会议或约会的开始时间已过,则无法设置“提醒”字段。
提醒声音文件 文本。作为提醒播放的声音文件的路径。
文本。作为提醒播放的声音文件的路径。 0空闲,1暂定,2忙碌,3不在办公室
开始 日期/时间。日历项的开始时间。