图片来源:Andy Wolber/TechRepublic

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什么是5-15报告?

为了加强组织内部的沟通,我推荐的最简单、最优雅的方法就是5-15报告。保罗·霍肯在他的《成长企业》一书中写道,5-15报告是一种“写不超过15分钟,读不超过5分钟”的报告,并称赞巴塔哥尼亚的伊冯·乔纳德创造了这种格式。

在霍肯的描述中,员工每周花15分钟写一份由三部分组成的报告。

  • 第一部分是关于这个人这一周完成了什么。
  • 第二部分是关于个人和团队的士气。
  • 第三部分寻求改进,提出旨在改善组织工作的变更建议。

每个人都要在一周的工作结束时写一份报告,每个经理都要迅速阅读他们直接报告中的每一份报告。

5-15份报告的具体章节和频率可能有所不同。我管理的一家公司正处于严重的财政危机中,我要求人们每天完成一份类似的报告,包括当天的成就,找出完成工作的障碍,并详细说明他们第二天的主要任务。我不需要了解士气,因为我知道士气很差;我需要知道发生了什么,让人们专注于前进。

在其他情况下,我依赖于一份标准的每周报告,其中包括成就、担忧和障碍,以及改变建议。5-15个报告内容的其他变化可能包括确定工作或不工作的事情,吸取的教训,实施行动步骤或进一步讨论的项目。

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每周完成5-15份报告所需的规律性、简明性和反思性,使这种系统的用处与任务列表或一系列状态更新非常不同。花几分钟时间专注于自己的成就、士气和让事情变得更好的方法,并与你的上司甚至整个团队分享这些事情,这提醒人们关注他们工作的更广泛背景。最重要的是,灵活的格式允许5-15个报告,以适应人类关注的巨大范围和创造力,而不是沉默地试图将所有工作提炼成仪表板上的数据。

如何在谷歌工作区中创建5-15个报表

谷歌的工作空间提供至少4个不同的应用程序,你可能会使用5-15个报告:谷歌文档,Gmail,谷歌空间和谷歌表单。如果你开始使用5-15个报告,你可能会与团队中的人讨论各种应用程序实现选项。

这四个应用程序中的任何一个都可以很好地运行,但不同的人群可能更喜欢其中一个应用程序。使用微软365或者苹果应用可能会在这些平台上探索类似的替代方案。

如何在谷歌文档中创建5-15个报告

你可以把每周5-15周的报告写成谷歌文档(图一个),然后与经理或同事分享。如果您愿意,您可以每周编辑您的文档,并将更新的项目保存为命名为谷歌文档版本

图一个

一个谷歌文档可以保存5-15个报告。

或者,在使用谷歌Workspace的组织中,a标准模板可以作为每周创建的新文件的源文件。一个带有版本的单一文件可以最小化5-15个报告文件的数量,尽管每个人都有5-15个报告(可能按年分组)的专用文件夹可能更容易搜索和长期引用。

在任何一种情况下,我建议您将5-15个报告存储在共享驱动器上,配置为允许团队成员适当访问。一旦谷歌文档已经更新,使用@提及或文件|电子邮件选项通知人们更新。

如何在Gmail中创建5-15个报表

在以电子邮件为中心的组织中,可能会创建一个5-15个报告,并将其发送给Gmail中的适当人员。为了节省你每周的时间,你可以保留标准的5-15分钟的时间结构Gmail模板图B).

图B

Gmail模板可以为你的每周5-15个报告提供一个结构。

开始一个新的电子邮件,选择您自定义创建的5-15模板,填写它,然后发送给您的经理或同事组。如果你使用一个标准的主题行,可以让人们应用一个Gmail标签并根据需要自动过滤邮件。模板和标签是可选的:你总是可以开始一个新的Gmail,并根据需要写你的5-15报告。

如何在谷歌空间中创建5-15个报表

您还可以创建并将所有团队成员添加到用于5-15个报告的谷歌空间(图C).

图C

你也可以创建一个谷歌空间供团队成员发帖和回复。

这允许每个团队成员访问报告。此外,它还可以让人们用表情符号回应特定的更新,回复线程,将帖子转发到收件箱或将帖子转换为谷歌空格任务。但是,如果您的团队成员之间或成员之间存在特别具有挑战性的人际动态,您可能不希望以这种方式在团队成员之间公开5-15个报告。

如何在谷歌表格中创建5-15个报告

谷歌表格(图D)提供一个结构化的系统,收集和审阅5-15份报告。每个条目可以以原始形式或作为电子表格中的一个项目进行审查。如果您计划按人员或日期筛选或排序5-15个报告,这可能很有用。

图D

更正式的替代方法是使用谷歌Form来捕获5-15个报表内容。

使用表单还可以调整问题:编辑表单以根据需要添加或隐藏字段。然而,对我来说,这种格式感觉很正式——毕竟你是在要求人们填写一张表格——这可能会让人们觉得不太愿意自由地表达担忧和想法。

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你对5-15份报告有什么经验?

你使用什么方法来鼓励人们定期反思在你的组织中取得的成就、潜在的改进和未来的行动?如果你使用了5-15个报告,它们对你和你的团队的工作效果如何?你是否要求人们广泛地分享5-15份报告——与部分或全部同事分享?或者5-15份报告是个人和领导之间更私密的事情?在Twitter上留言或提及我(@awolber)让我知道你处理5-15份报告的经验。